Desafios (contornáveis) da assinatura digital
A ferramenta pode poupar tempo e dinheiro aos hospitais ao remover documentos físicos de seus fluxos de trabalho. Entretanto, é importante tomar medidas para minimizar os riscos associados a ela.
Apesar de ser uma ferramenta inovadora, a assinatura digital tem um grande poder na simplicidade. Enquanto a assinatura tradicional de documento, a manuscrita, demanda uma série de etapas — como imprimir, firmar em diversas vias e armazenar a papelada, a versão digital tem a rapidez, a segurança e a praticidade ao seu favor.
A assinatura digital conta com um código utilizado para atestar que as informações não foram alteradas ou adulteradas desde que foram produzidas. Ou seja, ela é uma eficiente forma de garantir a integridade dos dados e evitar modificações não autorizadas ou falsificações.
Na área da saúde, essa ferramenta tem se mostrado fundamental, não só para assegurar a autenticidade e a proteção dos dados dos pacientes, como, também, para racionalizar operações do dia a dia, melhorando a velocidade do fluxo de documentos. Hospitais requerem agilidade com segurança e processos simplificados são a chave nessa busca. Vale mencionar que a tecnologia é um importante passo para o hospital se tornar digital.
A implementação de assinaturas digitais em organizações de saúde também pode ser associada a outros benefícios, como a redução de custos com impressão e armazenamento, além da significativa diminuição no número de documentos a serem arquivados e gerenciados pela organização.
Diferenças básicas
Em 2001, o governo brasileiro emitiu uma medida provisória que tornou as assinaturas digitais legalmente válidas. Essa medida foi tomada para proteger contra adulterações, permitindo que as pessoas que as utilizam provem a autenticidade e integridade dos documentos que estão assinando. Além disso, o reconhecimento da validade de documentos assinados digitalmente é um passo crucial na modernização dos tribunais brasileiros, com a digitalização intensa ocorrendo à medida que os processos legais se tornam mais avançados.
Contudo, como acontece com toda inovação tecnológica, é preciso contar com um tempo de aperfeiçoamento e adaptação de usuários. Mas, antes de entender os possíveis desafios desta tecnologia, vale aqui fazer uma breve distinção entre assinatura eletrônica e assinatura digital, já que a semelhante nomenclatura faz muita gente confundir uma coisa com a outra.
A assinatura eletrônica prevê um meio de acesso protegido por senha ou outro fator de segurança, enquanto a assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica autenticada por um certificado digital ICP-Brasil, emitido por autoridade certificadora oficial, como explica Renato Machado Costa, professor de Design de Modelos de Negócios e de Metodologia de Pesquisa na FIA Business School, em São Paulo.
“É notório que a assinatura digital apresenta menor risco, por isso, ela é exigida em alguns casos de documentos mais sensíveis, como os laudos médicos”, explica o especialista.
Desafios existem, sim
Segundo Costa, um risco associado às assinaturas digitais envolve fraude, com assinatura indevida de algum documento. Entretanto, a extensão deste risco dependerá das ferramentas empregadas.
“Para utilizar assinatura digital em seus processos, as organizações de Saúde precisam implementar tecnologias e procedimentos adequados, prevendo para os documentos mais sensíveis o uso de certificado digital ICP-Brasil pelos responsáveis pelas assinaturas”, conta o professor.
Por outro lado, para mitigar os riscos em outras modalidades de assinatura eletrônica, pode ser empregada autenticação de dois fatores (por exemplo, senha e envio de código de segurança via SMS ou e-mail).
Ainda, de acordo com Renato, também é importante que a instituição envolvida implemente uma política adequada de segurança da informação, com procedimentos de conscientização dos colaboradores.
“Um dos desafios principais da implementação da assinatura digital é o engajamento dos participantes, que precisam estar dispostos a se capacitar para mudança de procedimentos convencionais (assinatura de documentos impressos em papel) para o trabalho em ambiente eletrônico”, conclui.
Por essa razão, é fundamental garantir treinamento no uso de assinaturas digitais e incluir o tema na cultura da empresa, lembrando como a solução é uma importante medida para melhorar a segurança e a eficiência das operações.